Wyzwania techniczne w luksusowym hotelu

Hotel Zamek Topacz to wyjątkowy, czterogwiazdkowy kompleks rekreacyjny położony na Dolnym Śląsku, w zabytkowym zamku z XIII wieku. Składa się z 6 budynków i niemal 100 apartamentów, łącząc historię z nowoczesnym komfortem.

Przy tak dużej skali obiektu zarządzanie zgłoszeniami usterek było wyzwaniem. Problemy, z którymi zmagał się hotel, to:

• Brak centralnego systemu zgłoszeń – informacje o awariach były przekazywane telefonicznie, na kartkach lub ustnie.
• Problemy z komunikacją między działami – trudności w śledzeniu statusów napraw.
• Brak przejrzystości kosztów napraw – trudność w analizowaniu liczby i kosztów usterek.

Wdrożenie RoomKeep – kluczowe zmiany

Hotel szukał rozwiązania, które umożliwi szybką i skuteczną komunikację oraz monitorowanie postępów napraw. Wybór padł na RoomKeep, które zaoferowało:
✔ Możliwość zgłaszania awarii z dowolnego miejsca – każdy pracownik może dodać zgłoszenie, opis, zdjęcie i priorytet.
✔ Natychmiastowe powiadomienia dla odpowiedniego działu, co znacząco skróciło czas reakcji.
✔ Przejrzysty podgląd statusu zgłoszeń – managerowie mogą monitorować postępy i analizować dane.

„Wcześniej zgłoszenia ginęły, brakowało nam kontroli nad tym, co zostało naprawione, a co jeszcze czeka na realizację. Dzięki RoomKeep mamy wszystko w jednym miejscu.” – Manager Zamek Topacz

Efekty wdrożenia

✔ 100% poprawa komunikacji między działami – personel techniczny i housekeeping szybciej reagują na zgłoszenia.
✔ Skrócenie czasu reakcji na usterki – problemy są rozwiązywane szybciej, co poprawia komfort gości.
✔ Lepsza kontrola nad kosztami – raporty z systemu pozwalają analizować powtarzające się awarie i planować działania prewencyjne.

Wyniki ankiety pracowników po wdrożeniu RoomKeep:
📌 100% respondentów potwierdziło poprawę komunikacji między działami.
📌 100% stwierdziło, że aplikacja znacząco ułatwiła zgłaszanie i rozwiązywanie usterek.
📌 50% oceniło wpływ na szybkość reakcji na 5, a pozostałe 50% na 4.

„Dzięki RoomKeep eliminujemy błędy i oszczędzamy czas – zarówno pracowników, jak i gości, którzy nie muszą czekać na rozwiązanie problemu.”

Hotel Zamek Topacz dzięki wdrożeniu RoomKeep poprawił efektywność zespołu, zwiększył przejrzystość procesów i zapewnił wyższy standard obsługi gości, co przełożyło się na pozytywne opinie i lojalność klientów.

‍