Smart Hotels & Hostels – wyzwania zarządzania rozproszoną siecią

Smart Hotels & Hostels to dynamicznie rozwijająca się sieć noclegowa działająca na rynku środkowoeuropejskim od ponad 21 lat. W jej skład wchodzi 10 obiektów – hostele o wysokim standardzie, hotele oraz apartamenty – rozmieszczonych w 6 miastach: Krakowie, Warszawie, Wrocławiu, Poznaniu, Bratysławie i Innsbrucku.

Przy tak rozproszonej strukturze głównym wyzwaniem było uporządkowanie procesu zgłaszania usterek oraz skuteczniejsze delegowanie zadań odpowiednim pracownikom. Brak centralnego systemu sprawiał, że zgłoszenia były przekazywane ustnie, telefonicznie lub e-mailowo, co prowadziło do opóźnień, braku kontroli nad realizacją napraw i problemów z priorytetyzacją zgłoszeń.

Rozwiązanie: wdrożenie RoomKeep

Sieć rozpoczęła pilotażowe wdrożenie w jednym z obiektów w Poznaniu. Efekty były natychmiast zauważalne – RoomKeep idealnie dopasował się do hotelowej struktury dzięki:
✔ Przypisywaniu zgłoszeń do odpowiednich działów, co eliminuje chaos komunikacyjny.
✔ Możliwości podglądu wydajności zespołu technicznego w czasie rzeczywistym.
✔ Przejrzystemu panelowi webowemu, który pokazuje liczbę zgłoszeń w toku i naprawionych.

„Dzięki systemowi mamy pełny wgląd w wydajność zespołu konserwacyjnego w każdym obiekcie. Jeśli widzimy, że nasz zespół jest przeciążony, możemy szybko podjąć decyzję o skorzystaniu z zewnętrznej firmy serwisowej, zamiast doprowadzić do zatorów w naprawach.” – Manager Operacyjny SH&H

Efekty wdrożenia

✔ Szybsza reakcja na usterki – mniej wyłączonych pokoi = wyższe obłożenie.
✔ Większa kontrola nad pracą zespołu konserwacyjnego – managerowie widzą w czasie rzeczywistym, jak przebiega realizacja napraw.
✔ Minimalizacja ryzyka utraty zgłoszeń – każda awaria trafia od razu do właściwego działu, co eliminuje chaos komunikacyjny.

„To ogromna zaleta, bo w RoomKeep mamy przejrzyste podsumowanie wszystkich zgłoszeń – ile jest podjętych, w toku i naprawionych. Pozwala nam to reagować natychmiast i lepiej zarządzać konserwatorami.”

Dzięki wdrożeniu RoomKeep Smart Hotels & Hostels zwiększyło dostępność pokoi i poprawiło jakość obsługi gości, co bezpośrednio przełożyło się na lepsze wyniki finansowe i sprawniejsze zarządzanie zespołem.

‍